MAKALAH PROSES MANAJEMEN RISIKO LENGKAP

Membahas materi penyusunan personalia organisasi, mulai dari tahapan penyusunan personalia, pengertian hingga penjelasan langkah-langkah penyusunan personalia. Namun sebelum membahas hal itu, kita simak dulu yuk apa itu personalia dan penyusunan personalia.

 

Personalia berkaitan dengan person/manusia. Penyusunan personalia adalah bagaimana mengelola orang/person/manusia di dalam sebuah organisasi. Manusia merupakan SDM yang paling penting dalam organisasi.

Di dalam organisasi ini pasti ada seseorang pemimpin, pemimpin tersebut misalnya manajer. Manajer disini bertugas untuk menyusun orang-orang yang berada di dalam kendaraan/organisasi itu sendiri.

Penyusunan Personalia Organisasi

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.

Tahapan dalam penyusunan personalia organisasi

1.    Penarikan à Apa yang dibutuhkan oleh organisasi itu. Misalnya, dicari tenaga kerja penjahit dengan kriteria minimal berumur 18 tahun, dll.

2.    Penempatan à Penempatan pegawai sesuai dengan keahliannya. Misalnya orang yang ahli dalam bisang masak ditempatkan pada bagian restaurant/dapur.

3.    Pelatihan à pelatihan ini supaya pegawai lebih menguasai apa yang akan mereka kerjakan. Misalnya dalam pabrik garmen. Dilatih atau mempelajari mesin-mesinya, karena antara mesin satu dan yang lain beda cara penggunaannya.

4.    Pengembangan à melakukan pengembangan skill. Misalnya dengan adanya rotasi jabatan

 

Proses penyusunan personalia

Proses penyusunan personalia yaitu sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang, posisi dan waktu yang tepat (the right man in the right place).

Kegiatan ini berlangsung terus menerus karena kepentingan kebutuhan personalia suatu organisasi. orang-orang dalam organisasi idealnya harus ditempatkan sesuai dengan bidangnya.

 

Ada 2 lingkungan fungsi ini digunakan :

·         Lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.

·     Lingkungan eksternal, meliputi seluruh faktor di luar organisasi secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhinya

 

Langkah-langkah Penyusunan Personalia

1.    Perencanaan SDM à Menjamin kebutuhan personalia organisasi

2.  Penarikan à Yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana SDM

3.    Seleksi à Mencakup penilaian dan pemilihan diantara calon-calon personalia

4.  Penyediaan dan orientasi à yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi

5. Latihan dan pengembangan➔ Program ini bertujuan meningkatkan kemampuan sekarang dan kelompok untuk mendorong efektifitas organisasi

6.    Penilaian pelaksanaan kerja➔ dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar –standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut

7.  Pemerian balas jasa dan penghargaan yang disediakan kepada karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja diwaktu yang akan datang

8.  Perencanaan dan pengembangan karir➔ termasuk didalamnya (promosi, demosi, lateral) penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian dan pensiun.

1.    Perencanaan SDM

Prosedur Perencanaan SDM

a.    Menganalisis :

·         Situasi ketenagakerjaan organisasi saat ini

·         Rencana organisasi di masa mendatang

·         Lingkungan Eksternal organisasi

b.    Memperkirakan kebutuhan tenaga kerja organisasi masa mendatang, meliputi

jumlah (kuantitas) dan kualitas

c.    Menetukan supply internal dan menentukan supply eksternal

d.    Merencakan rekrutmen dan pemberhentian/pension kerja

e.    Merencanakan pelatihan dan pengembangan tenaga kerja

 

Ada 3 bagian perencanaan personalia yaitu, penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan,, karyawan untuk melaksanakan tugas tersebut, dan jumlah karyawan yang dibutuhkan. (job desk and job spec)

Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan penentuan tujuan-tujuan dan rencana-rencana organisasi. Kemudian organisasi menentukan spesifikasi jabatan, pengestimasian jumlah karyawan total yang dibutuhkan selama periode tertentu dimasa mendatang, dan organisasi mempertimbangkan karyawan yang tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan.

Deskripsi jabatan adalah pernyatan-peryataan tertulis yang meliputi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab dan hubungan-hubungan lini (baik keatas maupun kebawah).

Spesifikasi jabatan adalah pernyataan-peryataan tertulis yang menunjukkan kualitas minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan suatu jabatan dengan baik.

Spesifikasi jabatan terdiri dari:

·         Identifikasi jabatan

·         Kondisi-kondisi pekerjaan suatu jabatan

·         Kualifikasi personalia yang diperlukan bagi seseorang untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan sukses

3 sumber internal penarikan karyawan

·         Penataran (upgrading) à karyawan dididik dan dilatih

·         Transferring (pemindahan)

·         Promoting (pengangkatan)

2.    Penarikan dan Seleksi Karyawan (Sumber External)

·   Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi

·   Seleksi adalah pemilihan seseorang dari kelompok karyawan-karyawan untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu.

3.    Rekruitmen

Rektuitmen adalah proses menarik tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi untuk melamar kerja di organisasi.

Sumber penarikan tenaga kerja:

a.    Internal     :  Promosi, transfer, penataran

b.  Eksternal : Lamaran pribadi, organisasi buruh, Kantor tenaga kerja, Sekolah-sekolah, Perusahaan-perusahaan pesaing, dsb.

4.    Seleksi

Proses saling menguntungkan (dua arah) : organisasi menawarkan posisi kerja dengan imbalannya, sedangkan calon tenaga kerja mengevaluasi organisasi dan daya tarik posisi serta imbalan yang ditawarkan.

Proses seleksi :

1.    Lamaran kerja

2.    Wawancara

3.    Tes

4.    Evaluasi latar belakang calon TK

5.    Wawancara mendalam

6.    Tes kesehatan atau fisik

7.    Penawaran kerja

Prosedur seleksi karyawan :

1.    Wawancara pendahuluan

2.    Pengumpulan data-data pribadi (biografis)

3.    Pengujian (testing) 4. Wawancara yang lebih mendalam

4. Pemeriksaan referensi-referensi (prestasi, orang yang mereferensi, pekerjaan terdahulu, dll)

5.    Pemeriksaan kesehatan

6.    Keputusan pribadi

7.    Orientasi jabatan

5.    Sosialisasi

Suatu program yang didesain untuk membantu karyawan menyesuaikan diri dengan lancar ke dalam suatu organisasi.

6.    Pelatihan dan pengembangan

Suatu program yang didesain untuk membantu karyawan menyesuaikan diri dengan lancar kedalam suatu organisasi.

Tujuan latihan à dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan ketrampilan-ketrampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin.

Tujuan pengembangan à Proses mendesain untuk pengembangan kemampuan yang perlu demi aktivitas pekerjaan di masa depan.

Langkah-langkah dalam pelatihan dan pengembangan, yaitu:

·           Menganalisi kebutuhan pelatihan

·           Menentukan tujuan pelatihan

·           Merencanakan dan mengembangkan program pelatihan

·           Menjalankan pelatihan atau pengembangan

a. On the job

1.   Coaching, yaitu atasan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas rutin mereka.

2. Planned progression, yaitu pemindahan karyawan-karyawan dalam saluran-saluran yang telah ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.

3. Rotasi jabatan, yaitu pemindahan karyawan melalui jabatan yang bermacam-macam dan berbeda-beda

4.  Penugasan sementara, misalnya bawahan ditugaskan sementara dibagian tertentu

5.    Sistem penilaian prestasi formal

b. Off the job

1. Program pengembangan eksekutif di PT, universitas-universitas atau lembaga-lembaga lainnya

2.    Latihan Laboratorium, untuk melatih kepekaan karyawan

3.    Pengembangan Organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan dan pengembangan keseluruhan organisasi

·         Evaluasi pelatihan

·         Modifikasi pelatihan

7.    Penilaian Prestasi Kerja dan Kompensasi

·  Penilaian Prestasi kerja Informal, merupakan proses terus menerus dalam menyampaikan informasi kepada bawahan mengenai prestasi kerja mereka.

·  Penilaian sistematik formal, adalah proses penilaian yang dibuat formal untuk memberi nilai prestasi kerja, untuk mengetahui mereka yang pantas mendapat kenaikan gaji atau promosi, dan mengenai mereka yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

·   Kompensasi, adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.